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¿ESTÁ SU EMPRESA PREPARADA EN CASO DE DESASTRES O EMERGENCIAS?


Las amenazas de bombas, incidentes violentos, incendios y desastres naturales, tales como inundaciones, terremotos, huracanes y algo por el estilo, causa la pérdida de muchas vidas y afecta y destruye negocios. Cada año, billones de dólares se pierden y los negocios se derrumban debido a desastres naturales y/o causados por el hombre. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos toman la actitud de que, "Eso no puede pasar aquí", cuando se trata de prepararse para casos de emergencias. Inclusive, muy a menudo, las repetidas calamidades los encuentran sin preparación. La posibilidad es de que su negocio, organización o institución experimentará algún tipo de crisis. La existencia de un plan puede salvar vidas y sus bienes. Esto puede hacer la diferencia entre sobrevivir y no sobrevivir. El balance final del impacto a no estar preparado en el evento de una crisis, es un argumento convincente para el planeamiento en casos de desastres.


Soporte de Arriba Hacia Abajo

Los altos ejecutivos de la organización necesitan comprometerse a la necesidad de establecer un plan de rescate para los desastres. Es importante alistar, de arriba hacia abajo, un amplio soporte para un plan de preparación a desastres. Solamente los empleados de su empresa pueden salvarle el negocio. Los recursos cívicos están especialmente concernientes - aunque muy entendible- a salvar vidas, no los bienes de la empresa. Si un desastre ocurre en su comunidad, el gobierno local y las organizaciones de ayuda a desastres ofrecerán la asistencia que ellos puedan dar, pero sólo aquellas personas que conocen cuál es su misión y la operación [de su empresa] pueden crear un plan efectivo para minimizar sus pérdidas.

Una crisis comúnmente precipita a la confusión. En el caos, cualquiera situación de emergencia se deteriora. Al tener un plan, éstas personas encargadas a ejecutarlo, pueden responder en una forma ordenada y racional. Un plan permitirá a hacer decisiones junto con las guías pre establecidas por la gente encargada con la responsabilidad de hacerlas cumplir, y con la autoridad para implementarlas.

Forme un Equipo

El primer paso para la formación de un plan de rescate es el nombramiento de un departamento y de una persona a cargo [del plan]. En muchas organizaciones, la responsabilidad cae en el departamento de seguridad, en otras, difiere. No importa de quién sea la responsabilidad, el mejor plan de rescate se obtiene a través del esfuerzo del equipo.

Todos los departamentos y las localidades de una organización necesitan estar involucrados [en el plan]. Los funcionarios principales de esos departamentos y/o sus reportes directos son la elección lógica. Un funcionario sirve como el coordinador principal [del plan]. También debe haber un coordinador en cada facilidad que le reporte a la oficina principal de la empresa. Lo más ideal es que los coordinadores deben ser probados a hacer decisiones con regularidad y responsables para manejar situaciones de emergencias. 

También debe haber contactos con los coordinadores del plan [de emergencia] de sus recursos locales, tales como el departamento de bomberos, la Cruz Roja, la policía y grupos de orientación comunitaria, así como también con los representantes del gobierno local responsables por el planeamiento de emergencia. Otras instituciones públicas y privadas también pueden ser beneficiosas.

En algunos estados hay directorios de equipos de ayuda de emergencia, como también expertos disponibles en el sector privado. Los coordinadores de ayuda de emergencia deben asegurarse de que los otros departamentos [de la empresa] no vayan a interferir con el equipo de ayuda del desastre. En una crisis, la re configuración de las líneas usuales de autoridad y del status quo deben ser necesarios.

La habilidad de la empresa a ser flexible es crítica. Por ejemplo, puede de que sea necesario trasladar algunos grupos o funciones. La autoridad de los coordinadores debe tener prioridad durante una situación de ayuda de emergencia o de rescate a desastres. Defina la autoridad y las responsabilidades de los miembros de su equipo. Evalúe la fortaleza y habilidad de cada uno de sus miembros. Por ejemplo, el jefe del departamento de relaciones públicas, puede ser la persona más apropiada para ser el portavoz de la empresa en caso de una crisis. El o ella es la persona más experta en manejar a los medios de comunicación y también tiene los contactos necesarios para obtener cualquier colaboración. El departamento médico de la empresa debe ser la lógica elección para establecer ayuda médica de emergencia; el departamento de seguridad debe escribir un plan de evacuación, etc. Cada persona y departamento traerá su propia experiencia para el proceso del planeamiento.

Establezca Prioridades

La aceptación general con relación a las guías [en casos de desastres y/o emergencias] sugiere que lo primero que debemos hacer es salvar la vida humana; segundo, eliminar o minimizar el riesgo a lesiones; tercero, proteger los bienes físicos, incluyendo los datos de información electrónica; cuarto, minimizar pérdidas [de bienes] inevitables; y por último, resumir las operaciones normales tan pronto como sea posible. Cada organización es única, y dentro de éstas directrices (guías) generales un plan más específico se necesita desarrollar.

Evalúe su misión, por ejemplo, la prioridad por un hospital es muy diferente a la del teléfono de la empresa o del minorista. Cuando se hayan tomados todos los pasos [necesarios] para preservar las vidas y el bienestar de toda la gente de su organización, ¿cuál es su siguiente prioridad? ¿Es la restauración de servicio, salvaguardar el inventario, o la preservación de los datos de

información? Dele prioridad a las funciones departamentales de su empresa. Determine cuál es la más crítica para sostener o resumir su operación. Determine cuáles son los soportes esenciales de sistemas para el mantenimiento de esas funciones: utilidades, vendedores, proveedores, etc. Identifique fuentes alternativas. Asegúrese de que sus proveedores tienen planes de contingencia. 

Investigue y Use Existentes Recursos

Muchas organizaciones ya tienen la mayoría de las piezas necesarias en su lugar para un plan a cómo responder a una emergencia o para una ayuda a un desastre. Una ayuda de emergencia o una preparación en casos de desastres cae bajo los auspicios del departamento de seguridad, el cual ya ha implementado en sus planes diarios sus procedimientos de seguridad. El sistema de alarma sirve como un aviso temprano en el evento de un incendio, el sistema del control de acceso le dirá quién está en el edificio, los procedimientos para una evacuación y las amenazas de bombas deben estar en su lugar. Los miembros del personal pueden ser entrenados a dar los primeros auxilios, o autorizados como Técnicos de Emergencia Médica. Los automóviles de la empresa casi siempre han sido inventariados y puestos en un procedimiento de control de tráfico. Cada departamento en su organización puede tener valiosos recursos para contribuir.

Comunique el Plan

El plan debe ser por escrito y diseminado a todas las facilidades, y las instrucciones para los departamentos deben ser claras y fáciles de seguir, pero permita flexibilidad para las contingencias de cada situación única. Comunique la existencia del plan a cada empleado. Hágalo accesible para todos.

Mantenga el Plan al Día

Las organizaciones cambian continuamente. Cualquier plan necesita ser revisado con frecuencia, para estar seguro de que si ha habido cambios en el personal o en las facilidades no se vaya a ver como que es un plan anticuado. Un programa de computación dedicado a los planes de desastres puede ser muy valioso en ayudar a hacer cambios necesarios y para revisar los recursos requeridos para el control del desastre.

Pruebe el Plan

El plan no debe ser sometido a su primera prueba durante una crisis. No importa que tan bien diseñado el plan sea, éste probablemente revelará deficiencias durante la práctica. Un ensayo del plan también le proveerá a los empleados un valioso entrenamiento. Los ejercicios de simulacros pueden ser usados para probar partes del plan de tal manera de que toda la organización no tenga que ser perturbada. El equipo de comunicaciones, el equipo para recobrar los datos de información, las gentes que responden a emergencias médicas, etc., pueden practicar sus habilidades independientemente de los otros. Es muy importante de que todas las personas conozcan sus roles y sean eficientes en la ejecución.

Conclusión

Un plan debe proveer las bases para unas acciones ordenadas, la comunicación, y para desarrollar las decisiones hechas. Un plan de rescate puede ser comprensivo y detallado, incluyendo un plan contingente de todo tipo de amenazas concebidas, o el plan puede ser genérico y bien simple. Lo más importante es que cualquier plan que se use, es mejor que no tener un plan.

Este artículo tiene la intención de informar solamente, y no es un sustituto por un consejo legal u otro servicio profesional.

This article was written by Efrain H. Logreira from an article published by the Society of Human Resources Management SHRM. (www.shrm.org)


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